Slik lager du et sammendrag av et Word-dokument med Copilot

I dag er det å håndtere lange rapporter, akademiske artikler eller omfangsrike arbeidsdokumenter hverdagskost for mange Microsoft Word-brukere. Fremveksten av verktøy for kunstig intelligens som Copilot har markert et før- og et etterpunkt i måten å tilnærming til lesing og forståelse av disse lange tekstene., noe som gjør oppgaver som å generere klare og direkte sammendrag enklere. I denne artikkelen vil vi trinn for trinn og i detalj gå gjennom hvordan du får mest mulig ut av Copilot i Word for å lage automatiske sammendrag, tilpasse dem til dine behov og få mest mulig ut av alle alternativene det tilbyr, enten du er student, profesjonell eller bare ønsker å spare tid på lesingen.

Selv om offisiell Microsoft-dokumentasjon allerede tilbyr veiledninger og veiledninger for å oppsummere dokumenter, og noen nettsteder og blogger deler sine egne erfaringer, har vi her samlet all tilgjengelig informasjon og utvidet den for å gjøre opplevelsen så enkel, produktiv og effektiv som mulig. Vi forteller deg ikke bare hvordan sammendrag genereres, men også triks for å justere detaljnivået, svar på vanlige problemer og beste praksis for å oppnå optimale resultater med Copilot i Word.

Hva er Copilot, og hvordan hjelper det med å generere sammendrag i Word?

Copilot er Microsofts kunstige intelligens-assistent integrert i Microsoft 365 og spesifikt i Word.Hovedfunksjonen er å hjelpe deg med å skrive, oppsummere, formulere ideer og trekke ut den mest relevante informasjonen fra dokumentene dine, enten du har opprettet dem selv eller de har blitt delt med deg. Takket være de analytiske egenskapene kan den identifisere viktige punkter i teksten og tilby deg et sammendrag skreddersydd til dine behov, noe som sparer deg tid og krefter.

Fra brukerens perspektiv, Copilot fungerer som en ledsager i oppretting og gjennomgang av dokumenter, som også tillater samhandling gjennom tilleggsspørsmål for å avklare eller forbedre de genererte sammendragene. Enten det er å utarbeide en rapport, en presentasjon eller trekke ut all viktig informasjon fra en akademisk tekst, blir bruken stadig mer vanlig og anbefalt.

Alternativer for å oppsummere dokumenter med Copilot i Word

Det finnes to hovedmåter å jobbe med sammendrag i Word takket være Copilot:

• Automatiske sammendrag som vises når du åpner et dokument som er lagret i OneDrive eller SharePoint, hvis du har en Microsoft 365 Copilot-lisens.
• Be Copilot manuelt om å generere et sammendrag av ethvert dokument, uavhengig av plasseringen.

La oss se nærmere på hvordan vi kan dra nytte av hver av disse mulighetene.

Hvordan det automatiske sammendraget vises når du åpner et dokument

Hvis du har Microsoft 365 Copilot og dokumentet er lagret i OneDrive eller SharePoint, vil du legge merke til at et skjult sammendrag vises øverst, automatisk generert, når du åpner det.Denne funksjonen er spesielt nyttig for lange dokumenter som du raskt vil gjennomgå eller sjekke om hele strukturen og organiseringen av teksten følger ønsket rekkefølge.

Ved å klikke for å utvide sammendraget, Du får raskt tilgang til hovedideene, hovedtemaene og den overordnede strukturen i dokumentet.Dette lar deg raskt bestemme hvilke deler som interesserer deg, finne ut om det er noe du bør lese mer detaljert, eller bare få en generell oversikt for et kommende møte eller en presentasjon.

I dokumenter lagret utenfor OneDrive o Sharepoint, alternativet for å se sammendraget er ikke automatisk, men du kan generere det manuelt ved hjelp av Copilot – som vi forklarer nedenfor.

Be om et sammendrag manuelt fra Copilot

Hvis dokumentet ditt ikke har et automatisk sammendrag, eller du heller vil starte det selv, bør du følge disse trinnene:

1. Klikk på Copilot-knappen på Word-verktøylinjen for å åpne sidepanelet i veiviseren.
2. I skriveboksen, skriv inn en tydelig instruksjon som «oppsummer dette dokumentet» eller velg forslagsalternativet som foreslås av Copilot selv.
3. I løpet av sekunder vil veiviseren analysere innholdet i dokumentet og vise deg sammendraget som er klart til visning eller kopiering.

I tillegg har du i selve sammendraget tilgang til referanser, kildehenvisninger og muligheten til å samhandle med veiviseren ved å stille oppfølgingsspørsmål eller tilpasse informasjonen som vises.

Tilpasse detaljnivået i sammendrag

En av de store fordelene med Copilot er mulighet for å tilpasse lengden og detaljnivået på det genererte sammendragetPå slutten av hvert sammendrag finner du en rullegardinmeny med følgende alternativer:

• KortPerfekt for de som bare trenger en rask oversikt eller hovedoverskriftene.
• estándarInkluder hovedpoengene og legg til litt kontekst.
• Detaljert: for brukere som ønsker å fordype seg i innholdet og krever omfattende analyse.

Denne fleksibiliteten lar deg skreddersy informasjonen til hver situasjon, enten det er å forberede en rask e-post, gjennomgå til et møte eller utarbeide en omfattende rapport.

Avansert interaksjon: Still spørsmål og juster sammendraget

Sammendragene som genereres av Copilot er ikke statiske; du kan fortsette å samhandle med assistenten for å lære mer eller forbedre svarene dine.Ved å bruke knappen «Åpne i chat» nederst i sammendraget kan du be om spesifikke tall, be om at spesifikke konklusjoner blir fremhevet, be om eksempler eller forbedre tilnærmingen slik at den passer dine behov.

Noen nyttige forslag kan være:

• "Hvilke aspekter bør bedriftsledere vite om dette problemet?"
• «Jeg trenger en liste med viktige punkter jeg skal dele med teamet. Kan du strukturere den i flere avsnitt?»
• «Angi om det er en handlingsfremmende oppfordring i dokumentet, og hva den er.»

På denne måten gir hver ekstra interaksjon Copilot mer kontekst, og gir stadig mer skreddersydde svar og sammendrag for hver spesifikke sak.

Se ytterligere detaljer: figurer og foreslåtte spørsmål

I sammendragspanelet gir Copilot deg også tilgang til detaljer som dokumentnøkkelnumre eller eksempelspørsmål. som kan inspirere deg til å grave dypere i relevante data. Hvis du for eksempel ikke husker hvor bestemte tall ble rapportert i en årsrapport, kan du se i delen «Nøkkeltall» for å raskt finne dem.

I fanen «Forslag til spørsmål» finner du ideer til hvordan du kan be Copilot utforske informasjonen dokumentet tilbyr nærmere, for eksempel salgsdetaljer, omtaler av bestemte regioner eller viktige fakta. Denne funksjonen er spesielt nyttig for de som jobber med økonomiske rapporter, referater, kontrakter eller andre dokumenter som lagrer kritiske data..

Slik genererer du sammendrag av flere filer fra OneDrive med Copilot

Copilot er ikke bare nyttig i Word, men er også integrert i OneDrive, slik at du kan oppsummere én eller flere filer uten å måtte åpne dem individueltDenne funksjonen er veldig praktisk for de som håndterer store mengder dokumenter, for eksempel lærere, prosjektledere eller salgsteam.

1. Få tilgang til OneDrive-kontoen din fra nettet og finn filene du vil oppsummere..
2. Hold musepekeren over den støttede filen og trykk på Copilot-knappen, og velg deretter «Gjenoppta».Du kan velge én enkelt fil eller velge opptil fem for å oppsummere dem alle samtidig.
3. Copilot-panelet vises til høyre, og genererer det tilhørende sammendraget.
4. Du kan stille flere spørsmål eller tilpasse sammendraget direkte fra chatpanelet.Dette inkluderer å nevne spesifikke emner eller be om et sammendrag som er enklere eller mer komplekst, avhengig av hva du foretrekker.

Denne funksjonen er ideell for de som jobber med delte filer eller trenger rask tilgang til viktig informasjon fra flere dokumenter samtidig, uten å måtte åpne dem individuelt.

Gjeldende Copilot-krav og begrensninger for oppsummering i Word

For å bruke Copilot i Word og dra nytte av alle funksjonene for sammendragsgenerering, er det imidlertid visse tekniske krav og begrensninger du bør huske på:

• Du trenger en Microsoft 365 Copilot-lisens (vanligvis bedrifts- eller utdanningslisens) for å få tilgang til noen automatiserte funksjoner.
• den Automatiske sammendrag vises bare hvis dokumentet tidligere er lagret på OneDrive eller SharePoint.For dokumenter som er lagret lokalt eller andre steder, må du be om sammendraget manuelt.
• El Referanseinnholdet må inneholde minst 20 ord for at sammendraget skal være effektivt.
• Når man ber om et detaljert sammendrag, Assistenten kan behandle opptil omtrent 1,5 millioner ord eller 300 sider maksimalt. For enda større dokumenter er det lurt å dele dem opp i deler før du ber om sammendraget.
• Selv Copilot tar hensyn til alt innholdet i dokumentet, funksjonen for å sitere referanser og spesifikke fragmenter forbedres stadig, og gir kanskje ikke alltid alle forventede sitater..

I tillegg jobber Microsoft kontinuerlig med forbedringer for å utvide rekkevidden og påliteligheten til disse funksjonene, så følg med for fremtidige oppdateringer som vil gjøre det enda enklere å jobbe med store dokumenter i det daglige.

Beste fremgangsmåter for optimalisering av sammendrag med Copilot

For å oppnå best mulig resultat og få mest mulig ut av Copilot når du genererer sammendrag, er det viktig å gi presise instruksjoner, gi passende kontekst og aktivt bruke interaksjonspanelet. Noen nyttige tips for å forbedre sammendragskvaliteten inkluderer:

• Gi spesifikk kontekst i instruksjonene dineJo tydeligere du er på målet og målgruppen din, desto mer relevant vil sammendraget ditt være. For eksempel: «Oppsummer for ledere som ikke er kjent med bransjen», «Fremhev anbefalinger for salgsteamet» osv.
• Identifiser formålet med sammendragetEr det til utsendelse? Til presentasjon på et møte? Eller til å oppbevare som en personlig veiledning til teksten?
• Ikke nøl med å be om avklaringer, eksempler eller omformuleringer. Hvis assistentens første svar ikke oppfyller forventningene dine.
• Bruk de foreslåtte spørsmålene og nøkkeltallfanen for å supplere informasjonen du mottar..
• Hvis dere jobber som et team, kan dere dele sammendrag direkte fra Word eller OneDrive for å effektivisere kommunikasjon og oppgavedeling.

Med øvelse og samhandling vil du se hvordan resultatene forbedres betraktelig og blir mer og mer skreddersydd for det du virkelig trenger i hver situasjon.

Praktiske brukstilfeller og eksempler fra virkeligheten

I ditt profesjonelle og akademiske liv er Copilots sammendrag nyttige langt utover enkle tekstsammendrag. Her er noen eksempler på hvordan du kan dra nytte av denne funksjonen:

• Forbered møter og presentasjonerHvis du mottar en lang rapport i siste liten, kan du identifisere hovedpunktene med en gang du åpner dokumentet ved å be om et sammendrag.
• Gjennomgang av økonomiske rapporterFå tilgang til nøkkeltall, resultatanalyser og salgs- eller fortjenestedata med et raskt blikk uten å måtte søke gjennom dusinvis av sider.
• Skrive e-poster eller intern kommunikasjonKopier sammendraget og lim det direkte inn i en e-post for å oppdatere teamet eller ledelsen.
• Studenter og lærereOppsummer vitenskapelige artikler, essays eller lange oppgaver for å studere, gjennomgå eller forberede seg til eksamener.
• Lage utkast og strukturere ideerCopilot kan også foreslå innledninger, konklusjoner og hovedpunkter basert på et enkelt emne eller en kort tekst.

Bruksområdene er nesten uendelige, og takket være AI i økende grad skreddersydd for de spesifikke behovene til hver bruker eller profesjonell sektor.

Mer informasjon og tilleggsressurser

Microsoft har en Omfattende ressursbase, veiledninger og forklarende videoer om Copilot og generering av sammendrag i WordHvis du er interessert i å lære mer, kan du sjekke ut:

• Microsofts støttesider for Copilot i Word og OneDrive.
• Videoopplæringer og praktiske artikler publisert på spesialiserte blogger.
• Ofte stilte spørsmål om Copilot, tilgjengelig både på Microsofts nettsted og brukerforum.

Du kan også holde deg oppdatert på oppdateringer og nyheter via hjelpepanelet for Microsoft 365., hvor nye funksjoner og forbedringer som implementeres i Copilot vanligvis annonseres.

Bruk av Copilot i Word har blitt et grunnleggende verktøy for de som jobber med lange eller komplekse dokumenter. Evnen til å generere skreddersydde sammendrag, svare på spørsmål i kontekst og legge til rette for forståelsen av store mengder informasjon gjør det til en viktig alliert for å øke produktiviteten, spare tid og forbedre kommunikasjonen i profesjonelle og akademiske sammenhenger. Med intelligent og konsekvent bruk vil det bli stadig enklere og mer effektivt å dra nytte av funksjonene.