Ankomsten av Copilot til Microsoft 365 har revolusjonert måten vi administrerer og får mest mulig ut av SharePoint Online. Enten du er administrator, nettstedseier eller avansert bruker, har du sikkert lurt på hvordan du kan bruke Copilot til å administrere, beskytte og optimalisere organisasjonens innhold mer intelligent og effektivt.
I denne detaljerte veiledningen finner du alt du trenger å vite for å administrere SharePoint Online med Copilot, og kombinerer det beste fra tradisjonell administrasjon med kraften i kunstig intelligens. Vi dekker alt fra å kontrollere innholdsspredning, tildele eiere, rydde opp i nettsteder, sette opp agenter og beskytte mot overdeling, til mer avanserte Copilot-triks som hjelper deg med å forbedre produktivitet og samarbeid i organisasjonen din, for ikke å nevne tips om personvern og sikkerhet.
Hvorfor Copilot endrer SharePoint Online-administrasjon
Å integrere Copilot i SharePoint Online betyr å jobbe hånd i hånd med Microsoft 365s kunstige intelligens for å automatisere repeterende oppgaver, optimalisere arbeidsflyter og ta informerte beslutninger basert på organisasjonens data. Produktivitet og effektivitet tar et sprang fremover ved å kunne be Copilot om å generere, oppsummere eller integrere innhold, men for at alt skal fungere som forventet, er det viktig at SharePoint-administrasjonen er godt planlagt fra starten av.
Således, Nøkkelen er å forberede SharePoint på riktig måte, etablere avanserte administrasjonspolicyer, gjennomgå tillatelser og sikre innholdets kvalitet og relevans., slik at Copilot «forstår» og kun får tilgang til riktig informasjon.
Søylene for avansert administrasjon i SharePoint for Copilot
Sterk SharePoint Online-administrasjon er grunnlaget for at Copilot skal kunne gi bedriften din reell verdi. Som Microsoft anbefaler i sin offisielle dokumentasjon, finnes det tre hovedpilarer som du bør forvalte med spesiell oppmerksomhet Før du integrerer Copilot i arbeidsflytene dine:
- Administrere innholdsutvidelse: Det er viktig å unngå duplisering av filer, dokumenter og nettsteder, og å sørge for at hvert innholdselement har et formål, en sammenhengende struktur og tydelig identifiserte personer som er ansvarlige for det.
- Tilgangskontroll og deling: Å begrense hvem som kan dele, endre eller få tilgang til informasjon er nøkkelen til å beskytte sensitive data og forhindre utilsiktede lekkasjer. Copilot skal bare se det hver bruker har tillatelse til å se.
- Innholdslivssyklushåndtering: Utdaterte dokumenter og nettsteder kan hemme opplevelsen og forurense Copilots resultater. Det er viktig å holde alt rent, oppdatert og relevant.
Slik optimaliserer du innholdsutvidelse i SharePoint
SharePoint kan vokse eksponentielt hvis du ikke setter klare grenser og regler.Dette kan føre til dusinvis av dupliserte nettsteder, filer som ingen vet hva de er til, og styringsproblemer. Det er her avansert administrasjon og Copilot samarbeider for å optimalisere opplevelsen:
- Etablerer prosesser for å lage og gjennomgå innhold: Gir retningslinjer for nettstedseiere om å kun opprette det som er nødvendig og regelmessig gjennomgå dokumentene og sidene de administrerer.
- Unngå duplisering: Bruk SharePoint-revisjonsverktøy og -rapporter til å oppdage duplikatinnhold og iverksette tiltak for å slå sammen eller slette unødvendig innhold.
- Tilbyr opplæring og støtte: Copilot kan hjelpe med å svare på vanlige spørsmål og veilede brukere gjennom effektiv innholdsproduksjon, men sørg for at alle kjenner organisasjonens generelle regler.
Kontroll over tillatelser og informasjonsdeling
En av de største risikoene når Copilot blir med i en organisasjon er at den kan få tilgang til eller spre informasjon den ikke burde ha. Som standard tar Copilot tillatelse fra hver bruker, men hvis noen har overdelt noe, vil AI-en også se det.Du må handle ut fra:
Globale og nettstedsspesifikke delingsinnstillinger
- Se standard delingsalternativer: Begrens global deling til lenker for bestemte personer i stedet for å aktivere «alle unntatt eksterne brukere».
- Skjul tillatelser med bredt omfang: Hvis mulig, deaktiver alternativer som «Alle», slik at ingen sluttbrukere ved et uhell deler for mye.
- Be nettstedseiere om å håndtere tilgangsforespørsler: På denne måten sikrer du at det alltid er noen som er ansvarlig for hvert enkelt innhold som deles.
Verktøy for å identifisere og håndtere overdreven deling
Microsoft anbefaler bruk av avanserte rapporter i SharePoint for å identifisere nettsteder der innhold deles i overkant mye, noe som kan sette sikkerhet og styring i fare. Det finnes to hovedtyper rapporter:
- Aktivitetsbaserte rapporter: De analyserer de mest brukte tillatelsestypene på nettstedet (f.eks. «Alle unntatt eksterne brukere», «Alle med lenken» osv.) og bidrar til å oppdage kritiske punkter.
- Basisrapporter: De evaluerer antall brukere med tilgang sammenlignet med en definert terskelverdi for å identifisere nettsteder som er eksponert over den anbefalte terskelen. De kan genereres ved hjelp av PowerShell med SharePoint Online-modulen.
Automatisk feilsøking og rengjøring av nettsteder og innhold
Opphopning av inaktive nettsteder eller utdatert innhold kompliserer ikke bare administrasjonen, men kan også påvirke svarene Copilot gir negativt.Hvis det finnes gamle dokumenter eller nettsteder som ingen har tilgang til, kan Copilot oppgi irrelevante data eller overskride personverngrensene. Slik gjør du dette:
- Utfør direktiver for inaktive nettsteder: Du kan sette opp regler som automatisk identifiserer nettsteder som ikke har sett noen aktivitet over en periode. Nettstedseiere vil motta varsler og kan angi om de fortsatt er nødvendige.
- Filtrer og rapporter på under fem minutter: Med SharePoint kan du raskt generere en rapport om nedestående nettsteder, og du kan også be Copilot om å hjelpe deg med å tolke dataene og foreslå tiltak.
- Etablerer faser for eliminering: Hvis nettstedene ikke lenger er nødvendige, gjør dem skrivebeskyttet og klargjør dem for arkivering i Microsoft 365, som kan arkiveres i 3, 6, 9 eller 12 måneder, avhengig av innstillingene dine.
Tildeling og validering av nettstedseiere
Det er viktig å ha minst to gyldige eiere per nettsted. for kontinuitet i administrasjon og administrasjon. Eiere er ansvarlige for å gjennomgå tilgang til innhold, rydde opp i inaktive nettsteder og svare på sikkerhetsrevisjoner. Microsoft gir deg:
- Direktiver for eiendomsrett på tomten: Du kan kjøre en policy i simuleringsmodus for å finne nettsteder uten nok eiere, og deretter utløse varsler for å be brukerne om å ta eierskap.
- Periodisk oppdatering: Angi påminnelser for å sjekke gyldigheten av eiere, spesielt på forretningskritiske steder.
Adgangskontroll med Copilot
Når Copilot svarer på en spørring, gjør den det basert på Microsoft-grafen og hver brukers tillatelser. Men Hvis du ikke sjekker hvem som kan se hvert dokument, kan du få overraskelser.For å overvåke og forbedre dette, bruk:
Anmeldelser av nettstedstilgang
- Nettstedseiere gjennomgår listen over brukere og tillatelser: De kan avgjøre om tilgangen er akseptabel eller om den må begrenses. Hvis de oppdager overdreven tilgang, kan de korrigere det fra vurderingspanelet.
- Avanserte administrasjonspaneler: De lar deg se de mest sårbare nettstedene med et raskt blikk og iverksette raske tiltak før Copilot tar dem med i betraktningen.
Spesifikke retningslinjer for Copilot
- Begrenset tilgangskontroll (RAC): Begrens tilgangen til bestemte grupper, slik at bare de kan se eller få tilgang til innhold ved hjelp av Copilot.
- Begrenset innhold (deteksjon): Lar nettstedet fortsette å fungere som det skal, men forhindrer at innholdet vises i Copilot-resultater eller organisasjonssøk.
Proaktiv håndtering av kritiske nettsteder
Det finnes steder som av natur krever maksimal beskyttelse og kontroll. For disse tilfellene anbefaler Microsoft mer restriktive tiltak.:
- Bruk RAC fra begynnelsen av nettstedets livssyklus.
- Bruk begrenset innholdsdeteksjon for å beholde tillatelsene de samme, men skjerme eksponering for Copilot.
- Vurder å blokkere nedlastinger eller begrense tilgangen til svært sensitive dokumenter, inkludert Teams-opptak.
- Bruk kryptering med utvinningsrettigheter på kritiske dokumenter.
Administrere agenter i SharePoint med Copilot
Innenfor SharePoint, Copilot fungerer også med et agentsystem som kan opprettes, redigeres og deles av nettstedsmedlemmer. De er små, automatiserte verktøy eller tilpassede veivisere som forbedrer nettstedsadministrasjonen:
Agentadministrasjon og godkjenning
- Ethvert medlem kan opprette agenter: Brukere med nødvendige tillatelser kan opprette sine egne agenter og dele dem.
- Nettstedseiere godkjenner agenter: Kun godkjente agenter vises for alle brukere, noe som sikrer kontroll og kvalitet.
- Standard agenttildeling: Du kan velge hvilken agent som lastes inn som standard for hvert nettsted, noe som gjør det enklere å få tilgang til vanlige funksjoner.
Fjerning og administrasjon av agenter
- Agenter kan slettes akkurat som alle andre filer, ved å åpne .agent-filen og bruke hurtigmenyen.
- For mer informasjon om agenter finnes det spesifikk dokumentasjon med vanlige spørsmål og lenker til offisielle ressurser.
Krav og trinn for å aktivere Copilot i Microsoft 365
Før du kan bruke Copilot på SharePoint Online-nettsteder, er det viktig å sørge for at organisasjonen din oppfyller lisens- og konfigurasjonskravene:
- Gyldig copilotlisens: Bare brukere med et Microsoft 365 Copilot-abonnement har tilgang til Copilot i appene. Det er viktig å ha riktig konto tilknyttet.
- For bedrifter trenger du et abonnement som Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 eller F3 med Copilot aktivert.
- Riktige personverninnstillinger: Det er viktig at alternativene «Opplevelser som analyserer innholdet ditt» og «Alle tilkoblede opplevelser» er aktivert i personverndelen av Microsoft 365-apper.
Ofte stilte spørsmål om Copilot i SharePoint Online
Copilots integrasjon med SharePoint reiser mange vanlige spørsmål, så det er verdt å gjennomgå noen viktige punkter:
- Hvor vises Copilot? Hvis du har riktig lisens og konfigurasjon, er Copilot tilgjengelig på Hjem-fanen i Word, Excel, PowerPoint og Outlook, samt i selve SharePoint Online-grensesnittet.
- Hvem kan opprette og bruke agenter? Ethvert medlem med nødvendige tillatelser kan opprette agenter, men godkjenning og publisering av disse er avhengig av nettstedseierne.
- Hvordan kontrolleres personvern og sikkerhet? Copilot har bare tilgang til det hver bruker kan se, men det er nettstedadministratoren eller eieren som har ansvaret for å angi tillatelser og retningslinjer.
Kommende forbedringer: kunstig intelligens og semantisk matching
Microsoft jobber med nye AI-baserte verktøy, som semantisk matching, for å gjøre det enklere å oppdage nettsteder med lignende mønstre eller problemer. Dette vil tillate deg å analysere hele miljøet ditt og, takket være AI, finne andre nettsteder som kan ha risikoer eller behov som ligner på de du allerede har identifisert., noe som ytterligere optimaliserer informasjonshåndtering og -beskyttelse.
Å forstå og mestre alle disse verktøyene og beste praksisene vil gjøre det mulig for deg å få mest mulig ut av Copilots integrasjon med SharePoint Online. Avansert administrasjon, kombinert med passende kontroll- og rengjøringspolicyer, sikrer en mye sikrere, optimalisert og produktiv opplevelse for alle brukere., minimere risikoer og styrke kunstig intelligens som en sann alliert i det daglige arbeidet. Del informasjonen, så vil flere få vite om dette verktøyet..